Formålet med registreringsplikten er å sikre åpenhet om eierforhold, eierstrukturer og maktforhold i næringslivet. Når opplysninger om konsern er meldt inn, vil det fremgå under «Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret» om et foretak inngår i konsern. Konsernoversiktene i Enhetsregisteret skal være offentlige, og kan bestilles i nettbutikken til Brønnøysundregistrene.
Innføringen av ny lovbestemmelse og forskrift erstatter gjeldende regler, noe som innebærer at gjeldende krav til registrering av opplysninger om hvorvidt et foretak tilhører en «foretaksgruppe» ikke videreføres. Det avgjørende vil dermed være om enheten inngår i et konsern.
En enhet regnes for å inngå i et konsern etter den nye forskriften dersom enheten enten
- Inngår i et konsern etter regnskapsloven § 1-3, eller;
- Enhetens årsregnskap etter lov eller i medhold av lov skal inngå i et konsernregnskap – også selv om offentlig myndighet har gitt enheten unntak fra konsernregnskapsplikt
Et «konsern» beskrives som at et morforetak på grunn av avtale eller som eier av aksjer/andeler har bestemmende innflytelse over et datterforetak. Slik bestemmende innflytelse oppnås ved å enten ha flertallet av stemmene i et foretak, eller ved å ha rett til å velge eller avsette flertallet av medlemmene i et foretaks styre.
Hvem har meldeplikt?
Forskriftens § 2 bestemmer at morforetak i konsern skal melde opplysninger om egne datterforetak, og det er dermed det øverste foretaket i konsernet som har hovedansvaret for å melde alle foretakene i konsernet til Enhetsregisteret.
Ved konsern med flere nivåer, skal morforetaket sende én samlet melding om hele konsernstrukturen.
Merk også at alle øvrige foretak i konsernet har en rett, men ikke en plikt til å melde konsernopplysninger.
Foretak som er hjemmehørende i Norge, og som har utenlandske morforetak og/eller utenlandske datterforetak, har plikt etter forskriftens § 4 til å melde opplysninger om nevnte utenlandske foretak dersom de utenlandske foretakene hadde inngått i konsernet etter norske regler. Det samme gjelder utenlandske indirekte morforetak og indirekte datterforetak.
Hvilke opplysninger skal meldes?
Opplysninger som allerede er registrert i Enhetsregisteret, omfattes ikke av meldeplikten.
De opplysningene om konsernforhold som må meldes inn er:
- Foretakets eget organisasjonsnummer og foretaksnavn
- Datterforetakenes organisasjonsnummer og foretaksnavn
- Grunnlaget for meldeplikten, slik som størrelse på eierandel, avtale eller stemmerettigheter
I tillegg må følgende opplysninger meldes for utenlandske mor- og datterforetak:
- Foretaksnavn
- Organisasjonsnummer, hvis det utenlandske foretaket har dette. Ved mangel på organisasjonsnummer skal organisasjonsform og adresse registreres
- Hvorvidt det utenlandske foretaket er registrert i offentlig foretaksregister i hjemlandet, og hvis ja, registerets navn og adresse samt foretakets registreringsnummer
- E-postadresse som elektronisk varslingsadresse for det utenlandske foretaket
Når må opplysningene meldes?
Opplysninger om konsern må meldes «uten ugrunnet opphold», noe som vil si at opplysningene må sendes inn til Enhetsregisteret så snart som mulig. Foretak som allerede er morforetak i konsern, må derfor melde inn opplysninger ganske raskt etter nyttår.
Dersom det skjer endringer i konsernet eller konsernet opphører, gjelder samme frist for rapportering.
Norske foretak med indirekte utenlandske morforetak og/eller datterforetak må melde opplysninger om disse senest én måned etter at foretaket har godkjent årsregnskapet. Det samme gjelder ved endringer i registrerte forhold.
Når opplysninger om konsern er registrert, sender Enhetsregisteret underretning til foretaket som har meldt opplysningene. Det sendes også underretning til de foretakene som de registrerte opplysningene direkte gjelder, samt til disse foretakenes (indirekte) morforetak og (indirekte) datterforetak.
Dersom opplysninger ikke meldes slik de skal, kan Enhetsregisteret sende pålegg til foretak som har forsømt sin meldeplikt. Dersom slikt pålegg ikke følges opp, vil det kunne ilegges tvangsmulkt.
Eget skjema for registrering
Brønnøysundregistrene har eget skjema for konsernmeldinger (BR1019). Skjemaet er kun tilgjengelig i pdf-versjon, og kan sendes som vedlegg i Samordnet registermelding, eller sendes per post med original signatur fra daglig leder, forretningsfører eller annen kontaktperson.
Det er etter dagens ordning også mulig å sende inn organisasjonskart som viser konsernstrukturen, i stedet for å fylle ut skjemaet. Husk i så fall å oppføre foretakets organisasjonsnummer og eierforholdene på organisasjonskartet.
I forbindelse med registrering av konsernopplysninger, er det også relevant å nevne at det kommer nye lover om både Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Les gjerne bloggen om de mest sentrale endringene som trer i kraft etter nyttår.