Strengere krav til konserninterne avtaler i barnehageselskaper – hva må du være oppmerksom på?

Markedsmessige vilkår er et krav for nærståendeavtaler

Barnehageloven stiller krav om at avtaler mellom et barnehageselskap og eier, eierens nærstående eller andre selskaper i samme konsern, skal inngås på markedsmessige vilkår. Dette innebærer at avtalene verken kan avvike fra eller overstige det som ville vært gjeldende mellom uavhengige parter. Kravet gjelder uavhengig av beløp eller ytelse.
 

Nye krav etter økonomiforskriften

Samtidig med lovendringene ble økonomiforskriften til barnehageloven oppdatert. Målet er å sikre at offentlige tilskudd og foreldrebetaling faktisk kommer barna til gode i private barnehager. Avtaler mellom en privat barnehage og konserninterne selskaper skal behandles i tråd med aksjeloven § 3-8, dersom den samlede verdien i løpet av året overstiger 50 000 kroner. Det betyr strengere krav til styregodkjennelse av slike avtaler sammenlignet med det som gjelder for andre aksjeselskaper. Løpende avtaler skal oppdateres og godkjennes årlig av barnehageeier. I tillegg gjelder det særregler for barnehageselskaper som ikke gjelder for øvrige selskaper. Dette skal sikre bedre kontroll, men vil også føre til økte administrative byrder for barnehageselskapene.
 

Hva betyr dette i praksis?

Dersom avtalen overstiger beløpsgrensen på kr 50 000, må den behandles etter reglene i aksjeloven § 3-8. Det innebærer blant annet at avtalen må godkjennes av styret i barnehageselskapet. Styret må også utarbeide en redegjørelse i tråd med aksjeloven § 2-6, hvor det blant annet må fremgå hvilke prinsipper som er brukt for å vurdere ytelsene. I samme redegjørelse må styret bekrefte at det er rimelig samsvar mellom verdien av vederlaget selskapet skal gi, og verdien av den varen eller tjenesten selskapet skal motta.

Saksbehandlingsreglene etter aksjeloven § 3-8 kan være krevende, og mange barnehageselskaper kan ha behov for bistand fra advokater eller andre rådgivere. I tillegg skal slike avtaler bekreftes av revisor, noe som kan medføre økte kostnader for barnehageselskapet. Dersom en avtale inngås i strid med § 3-8, kan den i verste fall anses som ugyldig.

Tilsynsmyndighetene har de siste årene hatt et særlig fokus på nærståendeavtaler i private barnehager, og om disse faktisk er inngått på markedsmessige vilkår. Dette er et område hvor små avvik raskt kan få store konsekvenser. Når en barnehage kjøper tjenester eller leier lokaler av eier eller andre nærstående, forventer tilsynet at barnehagen kan dokumentere at prisen tilsvarer det en uavhengig aktør ville betalt i markedet. I praksis betyr dette at dokumentasjonen som utarbeides etter aksjeloven § 3‑8 får en helt sentral rolle. For barnehager, som etter økonomiforskriften må følge § 3‑8 allerede ved transaksjoner over 50 000 kroner, er dette ikke bare en juridisk formalitet, men et avgjørende verktøy for å vise at offentlige tilskudd og foreldrebetaling brukes på riktig måte. God og grundig dokumentasjon er derfor avgjørende for å vise at avtalene er markedsmessige, og for å redusere risikoen for at barnehagen i etterkant må tilbakebetale tilskudd dersom det avdekkes at det er betalt for mye for en vare eller tjeneste.